事務の改善

　事務系の改善提案の仕方は難しい、と思っている方も多いかもしれません。

事務の仕事はルーチンワーク（決まった手順の仕事）ではないため、無駄が見え難いことから、こう思いこんでしまうのですが、これは間違った考えでしょう。

また事務系や技術系は、「考える時間」が６０％以上を占めるとも言われていることから、それを分析するのは至難の業だと考えがちです。

どんな業種でも付加価値がある瞬間だけを仕事として捉えるなら、無駄はいくらでもあると考えて、そんな目で仕事を見るようにすれば問題が顕在化されてきます。

事務のカイゼンを考える場合には、まずはルーチンワーク自体を効率化することから始めると、比較的簡単に解決の手段が見えてきます。

パソコンでデータを入力するときに、コピー＆貼り付けを繰り返す、または違うファイルのデータを参照しながら、データを入力している仕事はありませんか。

そんな仕事ならマクロで自動化してしまいましょう。
パソコンを使っていることと、仕事をしていることは違うということですね。

本当に必要な仕事がデータの入力で、しかも「誰かが入力済みのデータを使う」なんて仕事はいくらでもあるはずです。

事務のカイゼンはこういった些細な問題を発見して、そこに手を加えていくことが必要になります。

事務の改善提案も、見方を変えればネタはいくらでもあるもです。